河北省世貿通進出口服務有限公司

部室名稱及職責

一、公司部室設置

公司設置三個部室：業(yè)務部、財務部、辦公室。

二、各部室職責

（一）、業(yè)務部

1、制定部門戰(zhàn)略營銷規(guī)劃和年度營銷計劃，確保完成公司下達的銷售任務計劃。

2、公司和產(chǎn)品的宣傳和推廣

1）根據(jù)公司要求做好英文網(wǎng)站，做好推廣工作并及時對內容進行調整和更新。

2）根據(jù)公司安排積極參加國內和國際展會，做好展會的準備、參與和后續(xù)的處理工作。

3)做好公司其他方面的宣傳工作。

3、國際市場的開發(fā)

負責國際市場對外聯(lián)絡業(yè)務，拓展海外市場，根據(jù)進口和出口不同業(yè)務需求積極開發(fā)國外供應商和國外新客戶；同時收集市場信息，為做市場分析提供精準資料。

4、合同的訂立

1）與客戶協(xié)商、談判確定合同項目。包括產(chǎn)品的價格、數(shù)量、規(guī)格、要求，貿易國別、交貨方式、付款方式、交貨期及其他條款。

2）確定合同條款，公司與客戶簽署合同后，要確保合同的正確和有效性，確定合同條款后，有業(yè)務人員發(fā)動客戶確認并簽署回傳。

3）向工廠或生產(chǎn)部門下達生產(chǎn)訂單，備貨期間對生產(chǎn)情況進行跟蹤，并告知客戶生產(chǎn)進度情況。

5、發(fā)貨和貨款回收

1）根據(jù)約定的發(fā)貨日期，安排好各項發(fā)貨事宜。

2）按照合同要求及時催收貨款。

3）出口業(yè)務，訂單結束后積極取得退稅資料，配合財務完成退稅。

6、現(xiàn)有客戶的維護

1）處理好訂單中出現(xiàn)的各種問題，積極與客戶溝通，協(xié)調與客戶之間的關系。

2）定期與客戶電話或郵件溝通，宣傳公司新產(chǎn)品新政策，塑造良好企業(yè)形象；在國外的重要節(jié)日，發(fā)賀電祝賀。

7、 建立客戶檔案、產(chǎn)品檔案，做好部門內部檔案的制作、整理、統(tǒng)計和歸檔工作；并對每筆訂單的單據(jù)（如：形式發(fā)票、銷售合同、報關單、提單等文件）進行整理備份，以備查用。

8、 定期、準確核實銷售情況，與財務及時對賬，了解應收賬款等銷售情況，控制費用。及時回收貨款，協(xié)助財務完成結算工作。

9、完成領導交辦的其他工作。

（二）財務部職責

1、按照相關規(guī)定開立、撤銷銀行賬戶，按照內控制度收付資金，及時與銀行對賬，確保資金安全。

2、按照國家有關財經(jīng)法規(guī)、會計準則及相關規(guī)章進行會計核算和會計監(jiān)督。

3、按期編制財務報表，及時按要求對外報送相關報表。

4、遵從稅法，按期申報和繳納各項稅費。

5、遵從社保相關規(guī)定，按期申報和繳納“五險一金”。

6、按照出口退稅相關規(guī)定，及時申報出口退稅。

7、組織編制公司年度財務預算和年中預算調整，監(jiān)控預算執(zhí)行情況。

8、做好與綜合辦公室（人事）的溝通，根據(jù)人員變化編制每月工資表，按期發(fā)放工資。

9、配合相關部室提供與財會相關的資料和數(shù)據(jù)。

10、對接稅務檢查（如有）和財務決算審計和企業(yè)所得稅匯算清繳審計，配合做好審計廳審計、經(jīng)濟責任審計、上級巡查等工作。

11、做好公司會計憑證、會計報表等會計檔案的保管工作。

12、擬訂公司財務規(guī)章制度。

13、做好財務分析，為領導決策提供財務支撐。

14、根據(jù)業(yè)務資金需求，負責對外融資工作。

15、完成領導交辦的其他工作。

（三）、辦公室職責

1、協(xié)助公司領導健立并完善公司規(guī)章制度，并組織監(jiān)督各項規(guī)章制度的執(zhí)行情況；

2、負責接收集團文件，做好文件的登記、發(fā)放、存檔工作。并根據(jù)文件要求，做好上報工作；

3、負責公司公章、營業(yè)執(zhí)照等相關印章、證照的管理、使用工作；

4、負責工商年報、工商變更、證照更新等工作；

5、負責公司員工招聘、勞動合同簽訂、人事檔案調入、人員離職等人事管理工作；

6、負責公司日常辦公用品的采購、發(fā)放、調配等工作，做好辦公用品出入庫登記工作；

7、負責公司安全生產(chǎn)工作，定期和不定期檢查辦公區(qū)域安全生產(chǎn)和環(huán)境衛(wèi)生情況，每月編寫安全生產(chǎn)報告，并對發(fā)現(xiàn)問題及時下達整改，監(jiān)督整改效果。

8、負責總經(jīng)理和副總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生，每周檢查公司環(huán)境衛(wèi)生情況，督促全體員工做到辦公區(qū)域干凈、整潔。

9、負責公司會議的籌備和安排，做好會議記錄，整理會議紀要，對會議決定的執(zhí)行情況進行催辦和檢查。

10、負責公司對外宣傳工作，根據(jù)上級要求，通過網(wǎng)絡媒體、懸掛條幅、張貼海報等形式，提升公司形象。

11、負責公司員工的培訓工作，協(xié)同各部門共同抓好員工的思想素質教育和業(yè)務能力的培訓工作。

12、負責公司車輛管理工作，做好用車臺賬登記，及時查詢車輛違章并及時登記上報；

13、完成領導交辦的其他工作。